こんな悩みを解決
-
出張先や飲食で領収書をもらい忘れてしまった
-
自販機や交通費などレシートが出ない支出をどう処理すればよいか分からない
-
税務署に否認されない経費計上のルールを知りたい
結論（断定）
領収書やレシートがない支出でも、業務に必要であれば経費計上は可能である。
ただし「出金伝票・社内精算書・メモ」を残し、日付・金額・支払先・内容を明確にすることが必須である。証拠性が弱い場合は税務署に否認されるリスクが高いため、日頃から証憑を集める習慣を徹底する必要がある。
制度のポイント整理
領収書の法的位置づけ
-
税法上、経費算入に「領収書必須」とは規定されていない。
-
重要なのは「業務に必要な支出であることを立証できる資料」があるかどうか。
レシートがない支出の典型例
-
自販機での飲料購入
-
電車やバスの現金運賃
-
香典・お祝い金など領収書を受け取りにくい支出
書面で補う方法
-
出金伝票や精算書に「日付・金額・支払先・目的」を記録する。
-
可能であれば現場写真・案内状・参加記録など補足資料を添付する。
-
頻繁な少額支出は「日報」や「交通費精算表」としてまとめて残す。
実務アドバイス：今日から始めるステップ
-
証憑なし経費はすぐ記録する
忘れないうちに、スマホやアプリで日付・金額・用途をメモする。 -
社内ルールを作成する
出金伝票や精算書のフォーマットを整備し、証拠性を確保する。 -
税務調査を意識した補強資料を残す
領収書がない場合ほど、記録の整合性と補足資料の保存が有効。
注意すべきポイント
-
プライベート支出は厳禁
記録を残せば経費になるわけではなく、業務関連性が明確でなければ否認される。 -
高額支出は特に証憑が重要
領収書のない高額経費は調査で必ず疑われる。可能な限り証拠資料を残す。 -
電子取引の扱いに注意
クラウド請求書やメール明細は「電子データ保存」が義務。印刷のみ保存は違法となる。
まとめ
領収書がなくても、業務に必要な支出であれば経費算入は可能である。
出金伝票や精算書で記録を残し、補強資料を添えることで信用性が高まる。
最も重要なのは「証憑を残す意識」を日常業務に定着させることだ。
出典
- 国税庁「帳簿書類の保存期間」
- 国税庁「経費として認められるもの」
- 国税庁「電子帳簿保存法」
